向中国供应商询价前，先整理好 RFQ。

先明确用途，不只写产品名称

RFQ（request for quotation）是书面询价文件，目的是让候选供应商获得足够信息来计算报价并说明边界。RFQ 本身不构成订单或采购批准。

将必须满足的条件与可以协商的偏好分开。资料暂缺时，标注“待确认”，并明确由谁补充。

区分必要条件与偏好
信息	需要记录的内容
产品识别	名称、用途、参考图纸和内部项目编码。
规格	尺寸、材料或等级、公差和文件要求。
数量	数量、单位、采购阶段及重复采购的可能性。
样品	样品类型、批准负责人和评估标准。
交付	Incoterms® 规则、版本年份、指定地点及各阶段的责任方。
时间计划	明确货物何时需要到位，而不只是何时下单。
报价	币种、有效期、付款、包装及不包含的费用。

两份报价可能采用不同规格、最低数量或交付责任。将货款、样品、包装、检查和运输费用分栏列明，并标注尚未计入的部分。

未知费用不能按零计算。还应确认规格变化是否需要重新报价。

由一人汇总澄清信息，再由有权决定的一方批准规格、费用和时间。保留 RFQ 版本号，避免供应商依据已被替换的文件工作。

批准报价前，明确进口商，并通过 INSW 或进口执行方核验 HS 商品归类、禁止或限制要求、技术文件及产品条件。供应商提供的 HS 编码只是参考，不是最终认定。

发货前，至少核对发票、装箱单、海运提单（B/L）或航空运单（AWB）、产品识别信息，以及证明满足进口要求的文件。产品名称、型号、数量、重量和金额应与实际交易及货物一致。

这些检查应在装运前完成，而不是等货物被扣留后再处理。具体归类或义务应向进口商、报关服务方（PPJK）或适当的专业方确认。