Mulai dari fungsi barang, bukan nama produk
RFQ (request for quotation) adalah permintaan penawaran tertulis. Tujuannya memberi calon pemasok informasi yang cukup untuk menghitung penawaran dan menjelaskan batasnya. RFQ belum merupakan pesanan atau persetujuan pembelian.
Pisahkan kebutuhan wajib dari pilihan yang masih bisa dinegosiasikan. Jika data belum tersedia, tulis “belum dikonfirmasi” dan tentukan siapa yang akan menjawabnya.
Pisahkan syarat wajib dan preferensi
| Informasi | Yang perlu dicatat |
|---|---|
| Identitas barang | Nama, fungsi, gambar acuan, dan kode item internal. |
| Spesifikasi | Dimensi, bahan atau mutu, toleransi, dan kebutuhan dokumen. |
| Kuantitas | Jumlah, satuan, tahap pembelian, dan kemungkinan pembelian ulang. |
| Sampel | Jenis sampel, siapa yang menyetujui, dan apa yang akan dinilai. |
| Pengiriman | Ketentuan Incoterms®, tahun edisi, lokasi yang disebutkan, dan pihak yang menangani setiap tahap. |
| Jadwal | Kapan barang dibutuhkan, bukan hanya kapan pesanan dikirim. |
| Penawaran | Mata uang, masa berlaku, pembayaran, kemasan, serta biaya yang dikecualikan. |
Samakan dasar penawaran
Dua penawaran dapat memakai spesifikasi, jumlah minimum, atau tanggung jawab pengiriman yang berbeda. Buat kolom terpisah untuk harga barang, sampel, kemasan, pemeriksaan dan angkutan, lalu tandai yang belum dihitung.
Jangan memperlakukan biaya yang belum diketahui sebagai nol. Tanyakan pula apakah perubahan spesifikasi memerlukan penawaran baru.
Tentukan bukti dan pihak yang menyetujui
Satu orang mengumpulkan klarifikasi; pihak yang berwenang menyetujui spesifikasi, biaya dan jadwal. Simpan nomor revisi RFQ agar pemasok tidak mengerjakan dokumen yang sudah diganti.
Sebelum penawaran disetujui, tentukan siapa importirnya dan verifikasi klasifikasi HS, ketentuan larangan/pembatasan, dokumen teknis, serta persyaratan barang melalui INSW atau pihak yang menangani impor. Kode HS dari pemasok adalah masukan, bukan keputusan final.
Periksa kebutuhan impor sebelum barang dikirim
Sebelum barang dikirim, cocokkan sekurangnya invoice, packing list, B/L atau AWB, identifikasi barang, dan dokumen pemenuhan persyaratan impor. Nama barang, model, jumlah, berat, dan nilai harus konsisten dengan transaksi dan barang yang sebenarnya.
Pemeriksaan ini dilakukan sebelum pengapalan, bukan setelah barang tertahan. Untuk klasifikasi atau kewajiban tertentu, mintalah konfirmasi dari importir, PPJK, atau pihak profesional yang sesuai.
Sumber rujukan
- Direktorat Jenderal Bea dan Cukai — Impor untuk dipakaiSumber terakhir diperiksa:
- Indonesia National Single Window — INTRSumber terakhir diperiksa:
- International Chamber of Commerce — Incoterms® 2020Sumber terakhir diperiksa: